Lắng nghe và phân tích nhu cầu của khách hàng một cách chi tiết. Các bước bao gồm:

- Bước 1: Tiếp nhận thông tin ban đầu Khách hàng cung cấp tên, thông tin liên hệ, và mô tả sơ bộ về nhu cầu.

- Bước 2: Làm rõ yêu cầu đặt câu hỏi gợi ý để khách hàng bổ sung chi tiết:

- Mục tiêu mong muốn là gì ?

- Thời gian cần hoàn thành ?

- Giới hạn nguồn lực ?

- Các tài liệu hoặc dữ liệu liên quan ?

- Bước 3: Xác nhận thông tin Tóm tắt lại yêu cầu để khách hàng xác nhận, tránh sai sót hoặc thiếu sót.

- Bước 4: Phân loại và chuyển xử lý Yêu cầu được phân loại (dịch vụ kỹ thuật, hỗ trợ sản phẩm, tư vấn…) và chuyển đến bộ phận phù hợp.

- Bước 5: Phản hồi cho khách hàng Thông báo thời gian dự kiến xử lý và người phụ trách để khách hàng yên tâm.

Đưa ra phương án tối ưu phù hợp với từng doanh nghiệp. Mục tiêu của bước này là:

- Khách hàng hiểu rõ các lựa chọn và lý do đề xuất.

- Doanh nghiệp có giải pháp khả thi, phù hợp với nhu cầu thực tế.

- Tạo niềm tin và sự đồng thuận trước khi triển khai.

Quá trình thực thiện bước này như sau:

1. Thu thập và rà soát thông tin

- Xem lại toàn bộ dữ liệu khách hàng đã cung cấp.

- Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và cập nhật của thông tin.

- Nếu thiếu, liên hệ khách hàng để bổ sung.

2. Phân tích nhu cầu

- Xác định mục tiêu chính của khách hàng (ví dụ: tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả, cải thiện trải nghiệm). - Phân loại yêu cầu thành các nhóm: kỹ thuật, tài chính, vận hành, dịch vụ… - Đánh giá mức độ ưu tiên và tính cấp thiết.

3. Đánh giá hiện trạng

- Phân tích tình trạng hiện tại của khách hàng (quy trình, hệ thống, nguồn lực).

- Xác định điểm mạnh, điểm yếu, rủi ro và cơ hội.

- So sánh với chuẩn ngành hoặc giải pháp tương tự.

4. Xây dựng phương án giải pháp

- Nội dung giải pháp

- Lợi ích mang lại

- Chi phí/nguồn lực cần thiết

- Rủi ro và hạn chế

5. Đánh giá và lựa chọn Đưa ra khuyến nghị giải pháp tối ưu dựa trên mục tiêu và nguồn lực khách hàng.

6. Trình bày với khách hàng

7. Xác nhận và thống nhất

- Ghi nhận phản hồi của khách hàng.

- Điều chỉnh giải pháp nếu cần.

- Chốt phương án được lựa chọn để chuyển sang bước triển khai.

Trong giai đoạn Phát triển & Kiểm thử, mục tiêu là hiện thực hóa giải pháp đã thống nhất và đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đạt chất lượng trước khi bàn giao cho khách hàng, Giai đoạn này gồm các bước sau:

1. Thiết kế chi tiết

- Chuyển đổi giải pháp đã thống nhất thành bản thiết kế chi tiết (quy trình, kiến trúc, chức năng).

- Xác định công nghệ, công cụ, nguồn lực cần dùng.

- Lập kế hoạch phát triển theo từng giai đoạn nhỏ

2. Lập trình / Xây dựng

- Thực hiện phát triển theo thiết kế đã duyệt.

- Áp dụng chuẩn coding, quy trình quản lý phiên bản (Git, SVN…).

- Ghi chú và tài liệu hóa để dễ bảo trì.

3. Tích hợp - Kết nối các module, chức năng hoặc hệ thống liên quan.

- Đảm bảo tính tương thích và hiệu suất.

- Kiểm tra sơ bộ trước khi chuyển sang kiểm thử chính thức.

4. Lập kế hoạch kiểm thử

- Xác định phạm vi, mục tiêu, tiêu chí thành công.

- Chuẩn bị kịch bản kiểm thử (test case), dữ liệu kiểm thử.

5. Thực hiện kiểm thử

- Unit Test: kiểm tra từng chức năng nhỏ

- Integration Test: kiểm tra sự phối hợp giữa các module.

- System Test: kiểm tra toàn bộ hệ thống theo yêu cầu.

- User Acceptance Test (UAT): khách hàng tham gia xác nhận sản phẩm đáp ứng nhu cầu.

6. Ghi nhận & xử lý lỗi

- Ghi lại kết quả kiểm thử, phân loại lỗi theo mức độ nghiêm trọng.

- Sửa lỗi, cập nhật phiên bản, kiểm thử lại để đảm bảo khắc phục triệt để.

7. Đánh giá chất lượng

- So sánh kết quả với tiêu chí ban đầu.

- Đảm bảo sản phẩm ổn định, an toàn, hiệu năng đạt chuẩn.

- Chuẩn bị báo cáo kiểm thử để khách hàng nắm rõ.

Trong giai đoạn Bàn giao – Bảo trì – Đồng hành, mục tiêu là đảm bảo sản phẩm/dịch vụ được chuyển giao đầy đủ, vận hành ổn định và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Gồm các bước sau:

1. Chuẩn bị tài liệu và hướng dẫn

- Cung cấp đầy đủ tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, quy trình vận hành.

- Đào tạo hoặc hướng dẫn trực tiếp cho khách hàng (nếu cần).

- Chuyển giao sản phẩm/dịch vụ

2. Bàn giao đúng thời hạn, đúng phạm vi đã cam kết.

- Kiểm tra cùng khách hàng để xác nhận sản phẩm hoạt động như mong đợi.

3. Biên bản nghiệm thu - Lập biên bản bàn giao, có chữ ký xác nhận của hai bên.

- Ghi rõ phạm vi, tình trạng, và các cam kết sau bàn giao.

4. Thiết lập kênh hỗ trợ

- Tạo nhóm hỗ trợ trực tuyến với khách hàng

- Cam kết thời gian phản hồi và xử lý.

5. Theo dõi và giám sát

- Định kỳ kiểm tra hiệu suất, độ ổn định.

- Phát hiện sớm sự cố để xử lý chủ động.

6. Cập nhật và nâng cấp

- Cung cấp bản vá lỗi, cập nhật tính năng mới.

- Đảm bảo hệ thống luôn tương thích và an toàn.

7. Chăm sóc khách hàng

- Liên hệ định kỳ để lắng nghe phản hồi.

- Khảo sát mức độ hài lòng, đề xuất cải tiến.

8.Tư vấn và hỗ trợ phát triển

- Đề xuất giải pháp bổ sung để tối ưu hiệu quả sử dụng.

- Hỗ trợ khách hàng mở rộng quy mô hoặc nâng cấp dịch vụ.

9.Xây dựng quan hệ lâu dài

- Tạo niềm tin và sự gắn kết để khách hàng tiếp tục đồng hành.